Privacyverklaring
In 2018 is vernieuwde wetgeving rondom privacy en bescherming van persoonsgegevens ingegaan, ook wel bekend als de AVG. Deze wetgeving stelt ook onze vereniging voor een aantal plichten en zaken die uitgevoerd moeten worden. Hieronder staat een korte opsomming. Hierbij willen we ook nog even de aandacht vestigen op het recht op bezwaar, waarmee je kan aangeven dat je een foto of video waar je herkenbaar opstaat verwijdert wil hebben van bijvoorbeeld onze website of social media kanalen.
- Saturnus’72 is een sportvereniging en registreert gegevens van leden in de ledenadministratie. Hier staan enkel gegevens in die nodig zijn voor en verband houden met het lidmaatschap van de vereniging. Denk hierbij aan bepaalde persoonsgegevens en contactgegevens, voor bijvoorbeeld het indelen in teams, betalen van contributie of het contacteren van leden of hun ouders of voogd.
- De verspreiding van de aan ons verstrekte gegevens die zijn opgenomen in de ledenadministratie wordt beperkt tot de personen die de gegevens nodig hebben voor hun taak of functie binnen de vereniging. Degene die toegang hebben tot gegevens van onze leden gaan hier zorgvuldig mee om en zullen dit zomaar delen met andere leden.
- Het enige derde organisatie waar gegevens mee gedeeld worden is het NHV, het Nederlands Handbal Verbond. Dit is nodig zodat leden een bondsnummer krijgen en wedstrijden kunnen spelen of activiteiten kunnen uitvoeren. Uiteraard worden alleen noodzakelijke gegevens gedeeld met het NHV.
- Leden die willen weten welke gegevens van hen in de ledenadministratie zijn opgenomen hebben het recht op inzage en verbetering. Dit is aan te vragen via de secretaris van de vereniging.
- Leden hebben ook het recht op vergetelheid. Dit houd in dat bij beëindiging van het lidmaatschap de gegevens van het betreffende lid worden verwijderd. Hier hoeft een lid niet om te vragen. Wel staat er op het afmeldingsformulier de vraag of onze vereniging een contactgegeven mag onthouden i.v.m. eventuele toekomstige reünies. Een “nee” is altijd bindend, een “ja” kan altijd veranderd worden door het recht op vergetelheid.
- Saturnus’72 gebruikt een website en social media kanalen om leden en andere geïnteresseerden op de hoogte te houden van wat er gebeurd binnen de vereniging en om onze activiteiten te promoten en er verschijnen persberichten over de vereniging in de krant. Hierbij gebruiken we foto’s waarbij voornamelijk onze leden in beeld zijn. Elk lid heeft toestemming gegeven (of niet) voor het gebruik van zijn of haar foto. Onder de zwaarwegende belangen “promotie van de club” en “persvrijheid” kan het voorkomen dat toeschouwers of bezoekende spelers ook herkenbaar op foto’s staan op de website of social media kanalen zonder vooraf toestemming te hebben gegeven. Uiteraard kunnen personen die herkenbaar op foto’s staan deze laten verwijderen. Dit kunnen ze kenbaar maken via het secretariaat.
- Een enkele keer gebeurd het dat er zeer vertrouwelijke informatie over de privésituatie van leden gedeeld moet worden met het bestuur of een trainer/coach. Hoewel deze informatie niet wordt geregistreerd blijft de verspreiding van deze informatie beperkt tot de mensen waarvoor het belangrijk is om te weten. Denk hierbij aan de thuissituatie, medische gegevens of financiële gegevens. Het kan voorkomen dat de vereniging verplicht is om misstanden aan organisaties te melden, maar ook hier word enkel de noodzakelijke informatie doorgegeven.
- Klachten, vragen of opmerkingen over de omgang met gegevens kunnen gemeld worden bij het bestuur via de secretaris. Uiteraard wordt een datalek altijd gemeld aan de juiste autoriteiten en aan de betrokkenen.